Suzanne Scheideker Cook

Suzanne Scheideker Cook

Emails Can Haunt You

by Suzanne Scheideker Cook

“The tongue weighs practically nothing but so few people can hold it.” – African Proverb

By now, you may have realized that some topics are the focus of more than one blog post. This is because we know these topics all too easily can make or break you in your career. They include but are not limited to the inability to follow through, lack of attention to details, and poorly written communication which includes emails and texts.

I am often surprised at the inappropriateness of internal and external email communications written by employees at all levels of an organization. You can put yourself in harm’s way as well as others in  your company by sending out ill-advised emails. Remember the following when you are writing business email:.

  • Business emails (and texts) are discoverable in a court of law. They also can be used in organizations’ internal discipline proceedings. In addition, behind closed doors when promotions and/or bonuses are being discussed, your ability or inability to communicate professionally both orally and in writing may have a big impact on whether you get your promotion and/or bonus.

  • Please remember that emails should never include sensitive and or confidential information which includes but is not limited to:

    • Proprietary information (your company’s or a clients);

    • Personnel actions such as counseling, disciplining, hiring, or firing an employee(s);

    • Gossip about a subordinate, peer, and/or supervisor.

Remember that once you have put it in black and white and hit the “send” button, you lose control of who and where your email is sent.

  • Emails are not text messages. In most instances, now emails have replaced the hard copies of business communication such as letters or memorandums. Due to this, the same rules apply to writing business emails as they do for writing a formal letter or memorandum. This means business emails must have:

    • A salutation;

    • A subject line;

    • The body of the letter or memorandum;

    • A complimentary close; and

    • Your contact information.

  • Your business emails should meet the three “C’s” of writing which are being concise, clear, and correct. In Diana’s blog post, “It’s Okay to Backspace”, she discusses many of the critical elements of a professional email such as tone, grammar, and confusing being direct with being rude. It would be worthwhile for you to reread Diana’s post on this subject.

  • There are many wonderful tools to help check our spelling, grammar, and inclusiveness. However, these do not replace proofreading your emails. These tools may not pick up accidentally misspelling a word such as “pubic” instead of “public.” It is incredibly embarrassing to be the writer of a departmental memo that has the subject line, “Department of Pubic Works.” (It’s also hard to live down.)

  • When you are writing a business email (or text,) please also consider the following:

    • Do not use slang, contractions, or abbreviations.

    • Avoid using all capital letters, underline, bold, and italics. (One of my general managers used to call these “disaster fonts”.)

    • Use humor sparingly (if at all.)

    • Shun the use of emojis.

Your personal challenge this time is to review your business emails that you have sent to others within and outside of your company and use the criterion above to evaluate each of your emails. What score would your emails get?

Los Correos Electrónicos Pueden Atormentarte

by Suzanne Scheideker Cook

“La lengua no pesa prácticamente nada, pero muy pocas personas pueden sostenerla”. – Proverbio Africano

A estas alturas, es posible que te hayas dado cuenta de que algunos temas son el foco de más de una publicación de blog. Esto se debe a que sabemos que estos temas con demasiada facilidad pueden hacer o deshacer su carrera. Incluyen, entre otros, la incapacidad de seguir adelante, la falta de atención a los detalles y la comunicación mal escrita que incluye correos electrónicos y mensajes de texto.

Me sorprende la inadecuación de las comunicaciones por correo electrónico internas y externas escritas por empleados en todos los niveles de una organización. Puede ponerse en peligro, así como a otros en su empresa, enviando correos electrónicos desaconsejados. Recuerde lo siguiente cuando escriba un correo electrónico comercial:

  • Los correos electrónicos comerciales (y los textos) se pueden descubrir en un tribunal de justicia. También se pueden utilizar en los procedimientos disciplinarios internos de las organizaciones. Además, a puertas cerradas, cuando se discuten promociones y/o bonificaciones, su capacidad o incapacidad para comunicarse profesionalmente tanto de forma oral como escrita puede tener un gran impacto en la obtención de su promoción y/o bonificación.

 

  • Recuerde que los correos electrónicos nunca deben incluir información sensible o confidencial que incluye, entre otros:

 

    • Información de propiedad (de su empresa o de sus clientes);
    • Acciones de personal como aconsejar, disciplinar, contratar o despedir a uno o más empleados;
    • Chismes sobre un subordinado, compañero y/o supervisor.

 

Recuerda que una vez que lo has puesto en blanco y negro y le das al botón de “enviar”, pierdes el control de a quién y dónde se envía tu correo.

  • Los correos electrónicos no son mensajes de texto. En la mayoría de los casos, ahora los correos electrónicos han reemplazado las copias impresas de las comunicaciones comerciales, como cartas o memorandos. Debido a esto, se aplican las mismas reglas para escribir correos electrónicos comerciales que para escribir una carta formal o un memorando. Esto significa que los correos electrónicos comerciales deben tener:

 

    • Un saludo;
    • Una línea de asunto;
    • El cuerpo de la carta o memorando;
    • Un cierre de cortesía; y
    • Tu información de contacto.

 

  • Sus correos electrónicos comerciales deben cumplir con las tres "C" de escritura, que son concisos, claros y correctos. En la publicación de blog de Diana, "Está Bien Retroceder," analiza muchos de los elementos críticos de un correo electrónico profesional, como el tono, la gramática y la confusión entre ser directo y ser grosero. Valdría la pena que volvieras a leer el post de Diana sobre este tema.

 

  • Hay muchas herramientas maravillosas para ayudar a revisar nuestra ortografía, gramática e inclusión. Sin embargo, estos no reemplazan la revisión de sus correos electrónicos. Es posible que estas herramientas no detecten errores ortográficos accidentales de una palabra como "púbico" en lugar de "público". Es increíblemente vergonzoso ser el escritor de un memorando departamental que tiene como asunto "Departamento de Trabajos Públicos."

 

  • Cuando escriba un correo electrónico (o mensaje de texto) comercial, tenga en cuenta también lo siguiente:

 

    • No use jerga, contracciones o abreviaturas.
    • Evite usar todas las letras mayúsculas, subrayado, negrita y cursiva. (Uno de mis gerentes generales solía llamar a estas "fuentes de desastre").
    • Use el humor con moderación.
    • Evite el uso de emojis.

 

Su desafío personal esta vez es revisar sus correos electrónicos comerciales que ha enviado a otros dentro y fuera de su empresa y utilizar el criterio anterior para evaluar cada uno de sus correos electrónicos. ¿Qué puntuación obtendrían sus correos electrónicos?

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